パソコン内データーのオーガナイズ承ります! 時間を効果的に使いましょ

 「整理収脳」でココロとお部屋のお片づけ
大阪北摂 豊中市のライフオーガナイザー 西海佳世です。
   
  

 
昨日は、パソコンデーターの整理 パソコンオーガナイズをしてまいりました。

2年ほど前から、リーフレット・チラシのデザイン、営業ツール作成をさせていただいている会社
余りにも忙しく、独自に後から見てもわかるよう、データー整理はしてきたつもりでしたが、
私がその会社にずっといるわけでなく、ほかの方が少しデーターをいじってプリントアウトしたりすることも多く、
最新のデーターがどこなのか。
必要としているデーターを見つけ出せない。

という悩みを持たれていました.

そこで、会社の内情を良くご存知なプロフェッショナルな事
務の方と二人で、そのデーターを使用する人の目線になって、プリントされたチラシのファイリングとともにデーター保管するためのフォルダー内を整理しました。

ナンバーをふって管理するというのも提案したのですが、みんなが把握することが不可能。
ナンバリングが難しい。
とのことでしたので、大まかフォルダー分け & 名前を見てひと目でどの資料かわかるしくみにすることに。

ファィル名  最新のデーターはどれか 出力した時期で判断し、
データー名は、 新春・夏・秋冬・年末 など、どの時期に使用したデーター化でファイル名をシンプルにしていきました。

ファイル

パソコン内の整理も部屋の整理や頭の整理と一緒です。

使う人 家族・会社のスタッフ に合わせて、使いやすく整理をしていきます。
お部屋の整理と同じ、できるだけ不要なものを削除していくところから始めます。

思い切って削除していくためには、不安を残さないため、外付けハードディスクやDVDなどに整理する部分をまるごとバックアップし、それから、ハードディスク内の仕分けをしていきます。

どう使うか。誰が使うか。どんな風にそのデーターを今後利用する予定があるか。
デジタルなんですが、アナログなコミュニケーションが必須なんですねぇ~

本来は残すべきデーターも、定位置が決められていなかったという理由で、上書きされたり、どこに行ったか分からず、再度作り直さなければならない。ということも発覚。

あまりの複雑さにゴールが見えない作業でしたが、一日で完了。


この整理をすることで、今後のスタッフの無駄な時間や新たに作り直すという無駄な作業が減ります。
一日 15分探したり、新たに作り直すことで45分かかると考えると・・・・

一週間にそういったことが 2時間 あったと仮定

一週間に2時間の無駄 (たぶん、2時間ではすまないでしょう。)
指示する人、作成する人、お二人の時給換算してみると・・・(4000円と仮定します)

年間でな・・・何と・・・

384,000円ものムダ
だったんですね~ 金額に換算するとじぇじぇじぇです。


低めに見積もってこれだけなのです。 会社だから経費という見方をしますが、自宅でも同じです。

自分の時間を有効に利用するとこで、新たな時間が生まれます。
また、これまでのデーター整理+今後の整理の仕方が変わるんですね。

パソコンを学ぶ以前の問題
パソコン内のデーターを整理してみませんか?

パソコン内データーのオーガナイズ承ります
1時間 3000円 (大阪近郊・交通費別途) 3時間~


※ 外付けハードディスクをご用意ください 何を買えばいいかわからない場合はご相談ください。

いわゆる、パソコン教室で習うソフトの勉強とは違います。
パソコン内のデーターをお一人お一人に合わせて仕組みづくりし、貴重な時間をいっしょに生み出していくという作業です。
簡単な、裏ワザ、ツールの利用方法なども、お伝えしていけたらと思います。

どうすれば、今後パソコンとうまく付き合っていけるか・・・
ちょっとしたコツで、パソコンに追われる日々から、パソコンを効果的に利用することができるようになるはず。

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本日のネガポジ変換

(ネガティブなことを見方を変えてポジティブにすること) 

データー整理はイバラの道 → 左脳の強いNさんと、右脳派の私、 二人で話し合い、ディスカッションし、方向性を決めていくことで、形ができあがっていきました。

一人ではできない作業。論理的に考える左脳さんの意見を聞くことで、ひらめき型の右脳タイプの知識が形になりました。


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